中国工場とのメール作成、こんな悩みありませんか
「工場に何をどう伝えれば角が立たないか毎回悩む」「英語も中国語も自信がなく、翻訳ツールの直訳がそのまま送れるか不安」「催促メールを書くたびに30分以上かかる」——中国輸入やOEMの実務者なら一度は経験するつまずきです。ChatGPTを使えば、こうしたメール作成の時間と心理的ハードルを大きく下げられます。この記事では、実際の現場で使える手順とプロンプト例、注意点をまとめました。
ChatGPTでメールを作る基本の流れ
手順1：伝えたい要点を箇条書きで整理する
いきなり「メールを書いて」と頼むと、意図がずれた文章になりがちです。まず自分の頭の中にある要点を箇条書きで書き出しましょう。
- 誰宛か（発注担当者・品質管理担当など）
- 目的（催促・クレーム・価格交渉・仕様変更依頼など）
- 伝えたい事実（納期、不良内容、数量など）
- 希望する相手のアクション（返信期限、対応方法）
- トーンの希望（丁寧・やや厳しめ・友好的など）
手順2：ChatGPTに具体的な指示を出す
プロンプトは「役割」「状況」「目的」「トーン」「文字数の目安」をセットで伝えると精度が上がります。
プロンプト例：
「あなたは中国の工場とやり取りする日本人バイヤーです。以下の状況を踏まえ、丁寧だが毅然としたトーンで英語のメールを作成してください。状況：先月発注した500個のうち30個に縫製不良があり、写真を添付予定。目的：返金または代替品の送付を求める。文字数は200語程度。」
手順3：出力をチェックし、微調整する
ChatGPTの出力はそのまま送らず、必ず以下を確認します。
- 数字（数量・金額・日付）が自分の意図と一致しているか
- 相手の文化的背景を考慮し、過度に攻撃的な表現になっていないか
- 専門用語や社内独自の呼称が正しく反映されているか
- 結論（相手に求めるアクション）が明確に書かれているか
実際に使える場面別プロンプト例
納期催促メール
「発注番号◯◯の商品、契約上の納期は◯月◯日でしたが、まだ出荷連絡がありません。丁寧だが進捗を明確に求めるトーンで、英語のメール文を作成してください。」
価格交渉メール
「次回発注ロットを従来の2倍に増やす予定です。単価を5%下げてもらえないか、関係を悪化させない柔らかい表現で交渉メールを作成してください。」
不良品対応の依頼
「届いた商品の一部に色ムラがあります。感情的にならず、事実ベースで問題を伝え、対応策（返金・再生産・値引き）の提示を求めるメールを作成してください。」
ChatGPT活用でありがちな失敗と対策
失敗1：翻訳の直訳感が強すぎる
ChatGPTに「もっと自然な英語（または中国語）に言い換えてください」と再指示すると改善します。ネイティブが読む前提のトーン調整も有効です。
失敗2：過去のやり取りを毎回説明し直している
工場ごとに単価・不良履歴・過去のクレーム対応を都度説明していると非効率です。過去のメールをまとめてChatGPTに読み込ませ、「このやり取りの流れを踏まえて」と指示すると精度が上がります。
失敗3：チェックせずに即送信してしまう
AIが生成した文章でも、契約条件や金額の誤りは自分の責任になります。送信前チェックリストを必ず使いましょう。
- 数量・金額・日付の再確認
- 相手の担当者名・会社名のスペル確認
- 添付ファイルの記載漏れがないか
- 返信期限が明記されているか
- トーンが自社のブランドイメージに合っているか
メール作成をさらに効率化するには
ChatGPTはメール文面の下書きには非常に有効ですが、工場ごとの過去のやり取りや単価履歴、不良対応の記録を毎回自分で探して読み込ませるのは手間がかかります。こうした「工場ごとの記憶」を蓄積し、メッセージを貼るだけで日本語要約や返信文の下書きまで自動化できるツールとして、BOMEKOというSaaSが2026年夏に公開予定で、現在先行登録を受け付けています。中国輸入・OEMのやり取りを日常的に行う方は、こうした専用ツールの登場も選択肢の一つとして知っておくと良いでしょう。