在庫管理、結局Excelもスプレッドシートも続かない問題
「発注のたびに在庫数を目視で数え直す」「工場からの入荷予定と実在庫がズレて欠品や過剰在庫を繰り返す」「担当者が変わるとシートの意味が分からなくなる」——中国輸入・OEM物販をしている方なら一度は経験があるはずです。特に船便で数週間のリードタイムがある輸入ビジネスでは、在庫管理が属人化・感覚頼りになりやすく、気づいたら在庫切れで販売機会を逃す、あるいは倉庫代がかさむ、という事態に陥りがちです。この記事では、特別なシステムを使わずスプレッドシート（Googleスプレッドシート想定）だけで在庫管理をある程度自動化する具体的な方法を、手順とチェックリスト付きで解説します。
スプレッドシート自動化の基本の考え方
自動化といっても難しいマクロは不要です。ポイントは次の3つです。
- 入出庫を「都度手入力」ではなく「1か所に記録すれば他のシートに反映される」構造にする
- 在庫数・発注点・リードタイムから「いつ発注すべきか」を数式で可視化する
- 色分けや条件付き書式で、見た瞬間に判断できるようにする
用意するシート構成の例
最低限、以下の3枚に分けるだけで管理がぐっと楽になります。
- 「入出庫台帳」：日付・SKU・数量・区分（入荷/出荷）を1行ずつ記録するシート
- 「在庫サマリー」：SKUごとの現在在庫数、発注点、リードタイムを自動計算で表示するシート
- 「工場・商品マスタ」：仕入先、単価、最小ロット、過去の不良率などを記録するシート
具体的な自動化手順
手順1：入出庫台帳を1本化する
Amazon倉庫への納品、自社発送、返品などバラバラに記録すると集計が破綻します。すべての在庫増減を「入出庫台帳」1枚に統一し、日付・SKU・数量・区分（入荷/出荷/返品）だけを入力するルールにします。入力規則（プルダウン）でSKUと区分の表記ゆれを防ぐのがコツです。
手順2：在庫数を数式で自動計算する
在庫サマリーのシートで、SKUごとに次のような数式を組みます。
- 現在在庫数：=SUMIF(入出庫台帳!区分列,”入荷”,数量列)-SUMIF(入出庫台帳!区分列,”出荷”,数量列)のような形でSKUごとに集計
- 複数条件が必要な場合はSUMIFS、一覧をまとめて出したい場合はQUERY関数を使うと表記が簡潔になります
台帳に1行追加するだけでサマリー側の数値が自動更新されるため、手計算・手入力のズレがなくなります。
手順3：発注点アラートを設定する
在庫サマリーに「発注点」「リードタイム（日数）」の列を追加し、次のような数式でアラート列を作ります。
- =IF(現在在庫数<=発注点,”発注検討”,””)
- 条件付き書式で「発注検討」の行を赤く塗ると、シートを開いた瞬間に対応が必要な商品が分かります
発注点は「1日の平均出荷数×（リードタイム日数＋安全日数）」で仮決めし、実績が溜まったら定期的に見直すと精度が上がります。
手順4：工場・商品ごとにフィルタとビューを分ける
商品数が増えると1枚のシートでは見づらくなります。フィルタビュー機能を使い、「工場A分だけ」「発注検討中の商品だけ」のように担当者ごとに見る範囲を切り替えられるようにしておくと、複数人での運用でも混乱しにくくなります。
運用チェックリスト
- 入出庫は必ず「入出庫台帳」1枚だけに記録するルールになっているか
- SKU表記が全シートで統一されているか（全角半角・スペースの有無に注意）
- 発注点・リードタイムは直近の実績で年に数回見直しているか
- 条件付き書式でアラートが視覚的に分かるようになっているか
- 担当者が変わっても運用ルールが分かるよう、シート冒頭に入力ルールのメモを残しているか
運用でつまずきやすいポイント
よくある失敗は「最初だけ丁寧に作って、忙しくなると台帳への入力をサボる」ことです。入力を後回しにすると数式が正しく機能せず、結局手動確認に戻ってしまいます。入荷時・出荷時に必ずその場で1行入力する、というルールを最初に決めておくことが、自動化を長続きさせる一番のコツです。また、工場側とのやり取り（発注数量の確認、不良品交換の履歴など）は在庫データとは別に記録が必要になりますが、ここをスプレッドシートだけで管理しようとすると情報が散らかりやすい点にも注意が必要です。
在庫データの管理はスプレッドシートで十分カバーできますが、工場とのやり取り履歴や単価交渉の経緯、過去の不良対応まで一元管理しようとすると手間が増えていきます。現在開発中のBOMEKOは、中国・海外工場とのメッセージを貼るだけで日本語要約や返信文の下書きを作成し、工場ごとのやり取り・単価・不良履歴を記憶できるSaaSです。2026年夏の公開を予定しており、現在先行登録を受け付けています。在庫管理の仕組みと合わせて、工場とのコミュニケーション管理も整えたい方は、情報を確認してみてください。