「送ったはずなのに話が違う」はPO送付の詰めの甘さが原因
発注書（PO）を送ったのに、届いた商品の仕様が違う、納期がずれる、数量が微妙に合わない——中国輸入やOEMをやっている方なら一度は経験があるのではないでしょうか。多くの場合、原因はPOの内容が曖昧だったこと、そして工場側に「これは絶対に守ってほしい条件」だと伝わっていなかったことにあります。POは送って終わりではなく、内容の確認と伝え方まで含めて初めて機能します。
PO送付前に必ず確認する項目チェックリスト
送付前に以下を一つずつ確認しましょう。抜けがあると、後から「言った言わない」のトラブルに発展しやすくなります。
- 品名・型番・仕様（サイズ、素材、カラー、印刷内容など）が最新の合意内容と一致しているか
- 数量（最小ロット、内訳、カラー別・サイズ別の内訳）が明記されているか
- 単価と通貨（USD/CNYなど）、税・関税の負担区分が明記されているか
- 納期（生産開始日、出荷予定日、検品予定日）が具体的な日付で書かれているか
- 支払い条件（前払い比率、残金支払いタイミング、支払い方法）が明記されているか
- 検品条件（自主検品か第三者検品か、不良率の許容範囲）が記載されているか
- 梱包仕様（外箱表示、ラベル、バーコード有無）が指定されているか
- 過去のサンプルや承認済み写真と矛盾がないか
工場への伝え方：例文とポイント
POを送るだけでなく、メッセージ本文でも要点を繰り返し伝えることが重要です。中国側の担当者は複数案件を同時に抱えていることが多く、添付ファイルの細部まで毎回熟読しているとは限りません。本文で「特に確認してほしい点」を明示しましょう。
数量・仕様を強調する例文
「添付のPOをご確認ください。数量は合計500個（レッド200個、ブルー300個）です。サイズと印刷位置は先日承認いただいたサンプル写真と同一でお願いします。」
納期と検品条件を強調する例文
「出荷予定日は◯月◯日でお願いします。出荷前に弊社指定の検品会社が訪問しますので、検品日程が決まり次第ご連絡いたします。」
支払い条件を明確にする例文
「前払い30％は本日中に送金します。残金70％は出荷前の検品合格後にお支払いします。」
このように、数字と条件を具体的に書き、曖昧な表現（「なるべく早く」「いつも通り」など）を避けることが、行き違いを防ぐ基本です。
PO送付後のフォローアップも忘れずに
POを送った後、工場からの返信が「収到（受け取りました）」の一言だけで終わることも珍しくありません。これでは内容を本当に理解しているか分からないため、以下のような確認を追加しましょう。
- 「数量と単価に相違がないか、再度ご確認をお願いします」と一言添える
- 生産スケジュールの見込みを聞き、返信をもらう
- 重要な仕様変更があった場合は、PO本文だけでなく写真や図面も再送する
トラブルを未然に防ぐ一言テンプレート
PO送付時の最後に、次のような一文を添えると認識ズレの予防になります。
- 「ご不明点があれば出荷前に必ずご連絡ください」
- 「サンプルとの相違がある場合は生産前にご相談ください」
- 「数量・仕様に変更がある場合は書面でご連絡をお願いします」
こうした一言を習慣化するだけで、後工程でのトラブル発生率を下げやすくなります。
PO送付やその後のやり取りは、案件が増えるほど確認漏れや言い回しの手間が積み重なっていきます。BOMEKOは、工場とのメッセージを貼るだけで日本語要約や返信文の下書きを作成でき、過去のやり取りや単価、不良履歴といった工場ごとの記憶を蓄積できるSaaSです。2026年夏の公開に向けて先行登録を受付中ですので、日々のPOのやり取りを整理したい方は情報をチェックしてみてください。